Polityka
prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady zbierania, przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej Wydarzenia, uczestników, prelegentów oraz partnerów biznesowych.

Dokładamy wszelkiej staranności, aby adekwatnie zabezpieczyć Państwa dane osobowe, opierając nasze działania na przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

I. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest: MISTIFY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Warszawie, pod adresem: ul. Zygmunta Krasińskiego 58/1, 01-755 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie pod numerem KRS: 0001177161, posiadająca numer NIP: 5253049097 oraz REGON: 541939770 (dalej jako: „Administrator”).

Kontakt z Administratorem: We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją swoich praw, mogą Państwo skontaktować się z nami:

• mailowo na adres: hi@mistify.pro
• korespondencyjnie pod adresem: ul. Zygmunta Krasińskiego 58/1, 01-755 Warszawa.

II. Źródła Pozyskiwania Danych Osobowych

Państwa dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Państwa. Dzieje się to podczas:

• Rejestracji na LOUD Congress i zakupu biletu wstępu przez formularze na stronie.
• Zapisu na newsletter i pobierania materiałów konferencyjnych.
• Kontaktu za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu lub tradycyjnej korespondencji.
• W przypadku prelegentów, partnerów oraz sponsorów – dane mogą być pozyskiwane także w celach realizacji umów o współpracę lub ze źródeł publicznie dostępnych (np. stron www firm).

III. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania Danych

Przetwarzanie danych odbywa się w celach powiązanych z organizacją Kongresu oraz prawidłowym funkcjonowaniem serwisu internetowego:

• Prowadzenie serwisu i obsługa zgłoszeń: Przetwarzanie w celu zapewnienia pełnej funkcjonalności strony internetowej oraz udzielania odpowiedzi na Państwa zapytania i zgłoszenia – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na budowaniu pozytywnych relacji z użytkownikami i obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Realizacja rejestracji i sprzedaży biletów: Przetwarzanie danych niezbędne do wykonania umowy sprzedaży biletów, uczestnictwa w Kongresie oraz świadczenia usług drogą elektroniczną (obsługa konta użytkownika, wysyłka biletu wstępu) (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Cele księgowe i podatkowe: Realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wystawianie faktur, prowadzenie księgowości oraz rozliczeń podatkowych związanych z organizacją wydarzenia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Cele marketingowe i informacyjne: Przetwarzanie danych osobowych w celu przesyłania informacji organizacyjnych dotyczących Wydarzenia odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przetwarzanie danych w celu przesyłania informacji o przyszłych wydarzeniach organizowanych przez Administratora, materiałów edukacyjnych lub treści marketingowych odbywa się wyłącznie na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zgodnie z przepisami regulującymi komunikację elektroniczną. Administrator może prowadzić marketing bezpośredni własnych usług na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z poszanowaniem prawa osoby do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: Zabezpieczenie interesów prawnych spółki na wypadek ewentualnych sporów prawnych – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

IV. Zakres Przetwarzanych Danych

Gromadzimy i przetwarzamy wyłącznie te dane, które są adekwatne i niezbędne do realizacji określonego celu:

• Imię i nazwisko,
• Nazwa firmy oraz adres siedziby (w przypadku zgłoszeń firmowych i B2B),
• Numer NIP (niezbędny do wystawienia faktury VAT),
• Adres e-mail oraz numer telefonu (do kontaktu operacyjnego i przesłania biletu/zaproszenia),
• Historia transakcji oraz dane dotyczące płatności,
• Dane techniczne gromadzone automatycznie: numer IP, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym oraz pliki cookies (o ile wyrazili Państwo na nie zgodę w przeglądarce).

V. Główne Zasady Przetwarzania Danych

W codziennej pracy z Państwa danymi bezwzględnie kierujemy się następującymi regułami:

• Adekwatność: Przetwarzamy tylko te dane, które są rzeczywiście niezbędne do zrealizowania danego celu.
• Transparentność: Dbamy o to, aby mieli Państwo pełną wiedzę o tym, na jakich zasadach i u kogo znajdują się Państwa informacje.
• Prawidłowość: Dokładamy starań, aby dane były zawsze aktualne, a w razie zgłoszenia błędu – natychmiast korygowane.
• Integralność i poufność: Stosujemy zaawansowane środki techniczne, informatyczne i fizyczne chroniące dane przed wyciekiem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem podmiotów trzecich.
• Rozliczalność: Rejestrujemy nasze procesy przetwarzania tak, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność działań z przepisami RODO przed organami nadzorczymi.

VI. Okres Przechowywania Danych

Okres przetwarzania zależy bezpośrednio od celu, dla którego dane zostały zebrane:

• Rejestracja i udział w Kongresie: Przez czas trwania Wydarzenia, a po jego zakończeniu w celach rozliczeniowych i podatkowych przez okres wynikający z przepisów prawa (zasadniczo 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Komunikacja marketingowa (Newsletter): Do momentu wycofania przez Państwa udzielonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
• Obsługa zapytań z formularza/e-mail: Przez czas niezbędny do udzielenia wyjaśnień i ostatecznego zamknięcia toku korespondencji.
• Obsługa roszczeń: Dane osobowe mogą być ponadto przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, nie dłużej jednak niż do upływu okresu przedawnienia tych roszczeń wynikającego z obowiązujących przepisów prawa.

VII. Odbiorcy Danych Osobowych

Państwa dane traktujemy jako poufne. Nie sprzedajemy ich ani nie udostępniamy komercyjnie podmiotom trzecim. Mogą być one przekazywane wyłącznie zaufanym podwykonawcom, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych w celu realizacji usług:

• Operatorom systemów płatności online umożliwiającym bezpieczny zakup biletu na Kongres.
• Dostawcom usług IT, hostingu oraz systemów automatyzacji marketingu i mailingu.
• Profesjonalnemu biuru rachunkowemu obsługującemu spółkę Administratora.
• Dostawcom usług chmurowych i przechowywania danych.
• Podmiotom świadczącym usługi prawne, doradcze oraz audytowe.
• Podmiotom świadczącym usługi analityczne lub statystyczne związane z funkcjonowaniem strony internetowej.

VIII. Przekazywanie Danych poza EOG

• W związku z korzystaniem przez Administratora z nowoczesnych narzędzi teleinformatycznych dostarczanych przez zewnętrzne podmioty, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) – do Stanów Zjednoczonych (USA). Dotyczy to m.in. korzystania z infrastruktury firmy Google LLC (np. formularze Google Forms, statystyki Google Analytics) oraz Meta Platforms Inc. (narzędzia reklamowe i analityczne).
• Przekazywanie danych do podmiotów z USA odbywa się przy zapewnieniu odpowiedniego stopnia ochrony, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) lub z wykorzystaniem tzw. Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo prawno-techniczne Państwa danych.
• Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń mogą zostać udostępnione na żądanie osoby, której dane dotyczą.

IX. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Zgodnie z przepisami RODO posiadają Państwo szereg uprawnień, z których można skorzystać bezpłatnie w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem:

• Prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania (poprawiania) danych, jeśli są błędne lub nieaktualne.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), o ile nie stoją temu na przeszkodzie inne przepisy prawa (np. konieczność archiwizacji faktur).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.
• Prawo do przenoszenia danych do innego administratora w ustrukturyzowanym formacie.
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem).
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (w tym marketingu bezpośredniego).

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw może zostać wniesiony w każdym czasie bez konieczności wskazywania przyczyny.

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.

X. Pliki Cookies

• Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania serwisu, a także – za zgodą użytkownika – pliki cookies analityczne, statystyczne oraz funkcjonalne.
• Pliki cookies niezbędne są wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony internetowej i nie wymagają uzyskania zgody użytkownika.
• Pliki cookies analityczne umożliwiają Administratorowi analizę sposobu korzystania ze strony internetowej, tworzenie statystyk oraz optymalizację funkcjonowania serwisu.
• W przypadku korzystania przez Administratora z narzędzi analitycznych lub marketingowych dostarczanych przez podmioty trzecie, dane mogą być przetwarzane zgodnie z politykami prywatności tych podmiotów.
• Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pośrednictwem ustawień przeglądarki internetowej lub mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie internetowej.
• Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na poprawność działania niektórych funkcjonalności strony.

XI. Wizerunek Uczestników Wydarzenia

• Podczas Kongresu mogą być wykonywane fotografie, nagrania audio oraz nagrania wideo dokumentujące przebieg wydarzenia.
• Materiały te mogą być wykorzystywane przez Administratora w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, promocyjnych, archiwalnych.
• Materiały mogą być publikowane w szczególności: na stronie internetowej wydarzenia, na stronach internetowych Administratora, w mediach społecznościowych, w materiałach promujących kolejne wydarzenia organizowane przez Administratora.
• Administrator dokłada należytej staranności, aby publikowane materiały nie naruszały dóbr osobistych uczestników.

XII. Postanowienia Końcowe

• Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w przypadku chęci uczestnictwa w wydarzeniu LOUD Congress lub zapisu na Newsletter – jest ono warunkiem niezbędnym do realizacji tych usług.
• Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmian w przepisach prawa lub rozwoju technologii informatycznych strony. Aktualna wersja dokumentu będzie zawsze publikowana na stronie internetowej Wydarzenia.